به طور متوسط ، ۱۵٪ از درآمد سازمان ها شامل ایجاد، مدیریت و توزیع اسناد است. یک کارمند اداری به طور متوسط سالانه از ۱۰ هزار برگ کاغذ استفاده می کند و علاوه بر این، تا پایان روز، ۴۵٪ از کاغذهای چاپ شده در ادارات به سطل زباله منتقل می شوند.

قبل از اینکه به یک کسب و کار ۱۰۰٪ بدون نیاز به کاغذ تبدیل شویم، نحوه تأیید / امضا اسناد در شرکت فرضی ما این چنین است:

سلین، مدیر دفتر فرضی ما، سندی را از طریق ایمیل دریافت کرد.

۱- او آن را ابتدا چاپ کرد.

۲- او برای درخواست امضا به دفتر مدیر رفت.

۳- او یا مدیر را قانع کرد تا مستقیماً سند را امضا کند، یا مجبور شد بعداً برگردد.

۴- او دوباره به دفتر خود برگشت و اسناد را اسکن کرد.

۵- سپس سند باید در اتوماسیون اداری و مدیریت اسناد بارگذاری شود.

۶- سرانجام او مجبور شد ایمیل درخواست کننده را پیدا کند و PDF را ارسال کند.

برای قرن ها ، کاغذ منبع اصلی ارتباطات بوده است. اما اکنون بیشتر از اینکه به عنوان کمک درآمده باشد، به یک مسئولیت تبدیل شده است. وقتی همه اینها را جمع کنید، ما به طور متوسط ۳۳ دقیقه کار در هر سند از دست می دهیم و زمانی را برای خرید کاغذ و چاپگرها به هدر می دهیم.تبدیل شدن به یک کسب و کار بدون نیاز به کاغذ نه تنها برای محیط زیست مفید است، بلکه باعث افزایش کارایی آن کسب و کار، اتلاف منابع کمتر و سرعت پردازش اسناد می شود.

اکنون، همان درخواست امضا به طور متوسط در ۲ دقیقه و حداکثر ۵ کلیک امکان پذیر است:

۱- سلین ایمیل را به دروازه اسناد هدایت می کند.

۲- او مناطقی را که باید توسط مدیر پر شود، می کشد و رها می کند و روی “ارسال” کلیک می کند.

۳- مدیر می تواند سند را تکمیل کرده و با یک کلیک وارد سیستم شود.

بقیه اقدامات به صورت خودکار انجام می شود: مدیر در صورت فراموش کردن امضای سند، نمایه سازی PDF نهایی در سیستم مدیریت اسناد و ارسال سند برای درخواست کنندگان، در حال پیگیری است. مدیر حتی می تواند از طریق تلفن همراه خود سند را امضا کند، که معمولاً در موارد اضطراری روند کار را تسریع می کند.

پردازش نامه های ورودی

برای سازماندهی ورودی اسناد ما از برنامه اسناد Odoo استفاده می کنیم. این برنامه تمام ابزارهایی را دارد که برای پردازش اسناد به صورت دسته جمعی نیاز داریم: دروازه ایمیل، اقدامات انبوه از قبل پیکربندی شده، تقسیم PDF، پیش نمایش ها و غیره.

هر روز صبح ما کلیه اسناد پردازش شونده را در سیستم مدیریت اسناد Odoo قرار می دهیم. ما می توانیم اسناد را به صورت دستی بارگذاری کنیم، اما بیشتر اوقات، از دروازه ایمیل استفاده می کنیم. هر بار که ایمیلی به آدرس های ایمیل دروازه ارسال می شود، نرم افزار Odoo برای هر پیوست سندی ایجاد می کند. بنابراین ما همه چیز را در آن پلتفرم ارسال می کنیم: ایمیل های حاوی اسناد برای پردازش یا نامه های اسکن شده. (اسکنرهای مدرن اجازه ارسال اسناد اسکن شده از طریق ایمیل را می دهند)

برای تعریف آدرس های ایمیل جدید برای صندوق ورودی شما، از منوی پیکربندی> ایمیل ها و پیوندها از برنامه اسناد استفاده می کنیم. به طور پیش فرض، دو آدرس ایمیل تعریف شده است: ما توصیه می کنیم برای هر بخشی که اسناد ورودی را کنترل می کند یک آدرس ایمیل اختصاص دهید.خبر خوب این است که در صورت استفاده آنلاین از اودو، هیچ چیز فنی برای تنظیم وجود ندارد! ما فقط یک ایمیل جدید در رابط کاربری تنظیم کرده ایم و این بلافاصله کار می کند – نیازی به پیکربندی سرور ایمیل نیست.

سازماندهی اطلاعات در هر بخش

ما از فضاهای کاری برای سازماندهی اطلاعات در هر بخش استفاده می کنیم: اداره، امور مالی، ساعت ملاقات و غیره. در هر فضای کاری، از برچسب ها برای مدیریت وضعیت روند سند استفاده می کنیم: صندوق ورودی، ایمیل پردازش شده، ایمیل منسوخ شده. به این ترتیب، درک اسنادی برای پردازش آسان است (۳ در صندوق ورودی مثال زیر)

هنگام تنظیم فضاهای کاری خود، باید نقش هایی را تعریف کنیم که مجاز به ارسال اسناد به برنامه Workspace هستند. آیا این فقط به کارمندان محدود می شود یا به فروشندگان اجازه می دهیم صورتحساب ها را مستقیماً به این آدرس ارسال کنند؟ برای محدود کردن ایمیل های دریافتی فقط به کارمندان، باید Workspace را از فهرست تنظیمات> Workspace پیکربندی کنید. در برگه حقوق دسترسی یک فضای کاری، قسمت نوشتن گروه ها را روی “کارمندان” تنظیم کنید.

هنگام پردازش اسناد ورودی ، دو جریان ممکن است وجود داشته باشد، خواه آنها را از طریق ایمیل یا از طریق پست دریافت کنیم. اگر این اسناد را از طریق ایمیل بپذیریم، فقط ایمیل ها را به دروازه ایمیل ارسال می کنیم: inbox@yourcompany.com. برای نامه های عادی، اسکنر ما پیکربندی ها را برای ارسال همه اسناد به همان آدرس ایمیل دنبال می کند. پس از اسکن اسناد، ما از حروف به عنوان کاغذ قراضه استفاده می کنیم.

به طور دوره ای، مدیر دفتر ما کارهایی را که باید در صندوق ورودی انجام دهد بررسی می کند. ما اقدامات متناسب با هر بخش را برای پردازش سریع اسناد پیکربندی کردیم: درخواست یک امضا، تبدیل به قبض فروشنده، ایجاد یک کار، ارسال به بخش دیگر، نیاز به اعتبار سنجی و غیره.وقتی سندی را انتخاب می کنیم، این اقدامات در منوی سمت راست ظاهر می شوند. ما می توانیم آنها را با یک کلیک فعال کنیم و یک عمل می تواند چندین کار را بسیار کارآمد انجام دهد ،

برای تعریف اقدامات خود، از منوی پیکربندی> اقدامات در برنامه اسناد استفاده می کنیم. برای هر عمل، ما باید شرایطی را که عملکرد برای آن در دسترس است تعریف کنیم (به عنوان مثال وقتی سند دارای برچسب Inbox است)، و عملکردی را که باید انجام دهیم:

– از طریق برچسب ها، فضای کاری، مالک، مخاطب، فراداده را روی سند تنظیم کنید.

– فعالیتی را ایجاد کنید که اکنون یا در آینده برای شخصی انجام شود.

– سند را پر کنید و مستقیماً امضا کنید.

– برای شخص دیگری درخواست امضا ایجاد کنید.

– برای ایجاد صورتحساب یا فاکتور از OCR و AI استفاده کنید.

– ایجاد یک کار در یک پروژه خاص.

– محصولی را بر اساس ورق های محصول و غیره ایجاد کنید

ما توصیه می کنیم که هر عملی که ایجاد می کنید برچسب “Inbox” را برداشته و برچسب “Done” را تنظیم کنید. به این ترتیب، با استفاده از این اقدامات با یک کلیک، صندوق ورودی خود را به طور مداوم پاک می کنید.

همچنین می توانیم با کلیک بر روی نماد O مستقیماً روی سند با سایر همکاران ارتباط برقرار کنیم. علاوه بر بحث درباره سند، می توانیم فعالیت های آینده را نیز ایجاد کنیم. من وقتی از کسی می خواهم سند را تأیید کند از آن استفاده می کنم. من در آینده یادآوری ایجاد می کنم تا بررسی کنم آیا این کار تمام شده است.

پردازش همزمان صدها صورتحساب فروشنده

ما از این اسکنر در محل کار خود استفاده می کنیم: HP LaserJet Pro MFP M148dw. اگر معمولاً تعداد زیادی مقاله دریافت می کنید، ما یک اسکنر را پیشنهاد می کنیم که می تواند چندین صفحه را به طور هم زمان اسکن کند. ما ده ها صفحه را به طور هم زمان اسکن می کنیم و از ابزار split Odoo برای پردازش اسناد به صورت دسته ای استفاده می کنیم.

بیایید بگوییم اداره دارایی ما باید ۵۰ صورتحساب فروشنده را پردازش کند. آنها همه چیز را به یک باره، در یک عکس واحد اسکن می کنند. از آنجا که اسکنر پیکربندی ها را برای ارسال نتیجه از طریق ایمیل دنبال می کند، کار دیگری به جز قرار دادن مقالات در قفسه اسکنر وجود ندارد.

در صندوق ورودی ما، ما یک پرونده داریم که شامل چندین صورتحساب است. برای پردازش همزمان همه این صورتحساب ها، از ابزار split با استفاده از نماد قیچی استفاده می کنیم.حتی می توانیم چندین پرونده را انتخاب کرده و از ابزار تقسیم بر روی همه آنها به طور همزمان استفاده کنیم. برای انجام این کار، می توانیم بر روی نماد انتخاب سمت راست هر سند کلیک کنیم. یا می توانیم سند اول را انتخاب کنیم و بر روی سند آخر SHIFT کلیک کنیم.

ابتدا کلیه قبض های فروشنده را پردازش می کنیم. شروع را کلیک کنید روی نماد قیچی در بین چندین صفحه متعلق به یک صورت حساب. سپس، اسنادی را که قبض فروشنده نیستند، مخفی کنید تا پردازش نشود.

پس از اتمام ، از یک اقدام از پیش تعریف شده “تبدیل به قبض فروشنده” استفاده می کنیم. به این ترتیب تمام صورتحساب ها به طور خودکار پردازش می شوند: مجموعه اسناد با برچسب مناسب، فرم پیش نویس صورت حساب ها و الگوریتم هوش مصنوعی Odoo با دقت ۹۵٪ تمام قسمت ها را پر می کند.سپس Odoo صفحات باقیمانده را باز می کند، صفحاتی را که پنهان می کنیم تا بتوانیم آنها را به همان روش پردازش کنیم. در آخرین رکورد، ما ۴۸ سند را در ۱۲ کلیک پردازش کردیم!

پردازش سندی که باید امضا شود

برای پردازش اسناد برای امضا ، از برنامه Odoo Sign استفاده می کنیم که کاملاً با برنامه Documents قابل تلفیق است.

بگذارید بگوییم در صندوق ورودی ما قراردادی وجود دارد که برای آن به امضای مدیر احتیاج داریم. هنگامی که پرونده را از مرورگر سند یا ابزار تقسیم انتخاب کردیم ، می توانیم این اقدام را انجام دهیم: “درخواست یک امضا”.

سپس Odoo رابطی را باز می کند که به ما امکان می دهد قسمتهایی را که می خواهیم مدیر اطلاعات را پر کند، بکشیم. می توانید از انواع مختلف فیلدها مانند متن، گزینه های ضرب شده، حروف اول یا یک امضا استفاده کنید.

پس از اتمام، روی “ارسال” کلیک کرده و آدرس ایمیل مدیر را ارائه می دهیم. او می تواند سند را بخواند، جای خالی را پر کند و آن را امضا کند. خودشه! چیز دیگری برای انجام دادن نیست:

– نیازی به ذخیره آن در سیستم مدیریت اسناد نیست، به صورت خودکار انجام می شود

– نیازی به یادآوری مدیر خود برای امضا نیس ، اودو فعالیت بعدی را ایجاد می کند تا به صورت دوره ای به او یادآوری کند

– بدون نیاز به ارسال اسناد امضا شده به فروشندگان. اگر آنها را در CC قرار دهید به طور خودکار نسخه امضا شده را دریافت می کنند

جریان بسیار سریعتر از کار با اسناد کاغذی است زیرا بین افراد مختلف رفت و برگشت وجود ندارد. منشی مدارک را آماده می کند و کار او تمام می شود. بعد از این که Odoo بقیه مراحل را انجام می دهد، هیچ چیز دیگری لازم نیست.

برای یافتن مواد زائد در فرآیندهای خود، به دنبال کاغذ باشید

ما دیده ایم که چگونه از برنامه اسناد برای پردازش صندوق ورودی روزانه خود استفاده می کنیم. اما فرایندهای دیگری که می توانند بهبود یابند زیرا به شدت متکی به کاغذ هستند. در اینجا چند نمونه آورده شده است:

– هزینه های کارمندان: برای ردیابی بلیط ها ، باید از برنامه Odoo Expenses استفاده کنید. این امکان را به شما می دهد تا صرفاً با گرفتن عکس از بلیط های خود در تلفن همراه، هزینه ای را ثبت کنید.

– قراردادهای فروش: برای جلوگیری از درخواست دستی مشتریان برای امضای دستی ، از امضای الکترونیکی یا پرداخت آنلاین در سفارش فروش خود استفاده کنید. اگر با استفاده از یک قرارداد پیچیده فروش می کنید، می توانید از برنامه Odoo Sign استفاده کنید و ویژگی “اشتراک گذاری” آن است که یک الگوی قابل استفاده مجدد برای هر مشتری دارد.

– خریدها: برای مدیریت سفارشات خرید، می توانید از برنامه خرید Odoo استفاده کنید.

– فرایندهای ساخت: از صفحه کنترل مرکز کار با قرص در هر ایستگاه کاری در خط تولید خود استفاده کنید تا کارگران از کاغذ برای صفحه های کار یا اسناد با کیفیت استفاده نکنند.

وقتی به دنبال ناکارآمدی در شرکت ها هستید ، دو جنبه از بهبودهای احتمالی، صفحات گسترده و کاغذها هستند. اگر فرایندی به یکی از آن ها تکیه کند، احتمال بهبود آن بسیار زیاد است.برای ارزیابی پس انداز احتمالی تبدیل شدن به یک کسب و کار بدون نیاز به کاغذ، ابزار ارزیابی پس انداز زمان را بررسی کنید. می توانید تعداد اسناد خود را برای پردازش پر کنید و یک تخمین از کارایی بهبود یافته خواهید داشت.

منبع خبر : odoo